Punkt wyjścia konsultacji w sprawie zestawów narzędzi chirurgicznych

Po pierwsze, wróćmy do starej sytuacji, jak to wyglądało? „Bałagan”. Ilonka van Kasteren nie może tego ukryć. „Połączono cały sprzęt z trzech szpitali. Rezultatem był ogromny chaos w zestawach, narzędziach, markach, kodach artykułów i ich braku oraz różnym stopniu napraw. Nie żeby to było niebezpieczne, ale po prostu chaotyczne. W przeszłości wprowadzano usprawnienia, ale wiedziałam, że może być o wiele lepiej”. Ilonka zdobyła tę wiedzę w Máxima Medical Centre, swoim poprzednim miejscu pracy, który już ukończył ten proces. „Chciałam wgryźć się w ten temat w szpitalu Jeroen Bosch”. W kwietniu 2018 r. Ilonka rozpoczęła przygotowania do jego wprowadzenia: wybór dostawcy i utworzenie komitetu projektowego i sterującego. W kwietniu 2019 r. rozpoczął się intensywny, dwuletni proces standaryzacji i optymalizacji zestawów narzędzi chirurgicznych - z B. Braun jako dostawcą i partnerem.

Przepływ

Dlaczego B. Braun? Ilonka nie musiała długo się zastanawiać. „Od samego początku procesu wyboru dostawcy B. Braun wyróżniał się na tle innych firm. Szybko stało się dla wszystkich jasne, że B. Braun ma największe doświadczenie i wiedzę specjalistyczną, aby zarządzać całym procesem”. Nawet po przyznaniu projektu firmie nikt nie kwestionował wyboru. Ilonka: „Oczywiście od czasu do czasu odbywają się dyskusje, ale jest to skomplikowany i długotrwały proces. Dobrze, jeśli dostawca jest otwarty na opinie i ulepszenia. Wyrażano poglądy po obu stronach, ale nigdy nie powodowało to przestojów. Zespół był chętny do nauki i poczynił duże postępy w zakresie digitalizacji. Zawsze szukano możliwego rozwiązania, a takie podejście stworzyło przepływ, dzięki któremu wspólna praca była przyjemna”.

Cele

Na podstawie analizy i inwentaryzacji – ważnej fazy według Ilonki – ustalono cele. Najważniejsze z nich to posiadanie wszystkich instrumentów na odpowiednim poziomie jakości i ograniczenie liczby instrumentów o 20%. Jak sama mówi: „Oba cele zostały osiągnięte w wyznaczonym czasie. I to w okresie pandemii koronawirusa” – mówi dumna kierowniczka projektu. Przytacza dokładne liczby. „Liczba instrumentów została zmniejszona o 28% z 15 456 do 11 194, a liczba zestawów narzędzi chirurgicznych o nie mniej niż sto zestawów, z 527 do 427. Było to zasługą konstruktywnego podejścia i stanowczych porozumień z zespołem operacyjnym, będącym częścią komitetu sterującego. Fakt, że CSSD wchodzi w skład zespołu operacyjnego, odgrywa ważną rolę. Udało nam się być stanowczymi i przyjąć skoncentrowane podejście. Na początku specjaliści stawiali pewien opór, ale wszyscy wiedzieli, że muszą przedstawić dobry argument za dodaniem większej liczby instrumentów do zestawu. Wszystko było odpowiednio skoordynowane z asystentami sali operacyjnej, specjalistami i innymi zaangażowanymi osobami; każdy obszar miał dużo czasu na przegląd. Asystenci sali operacyjnej odegrali w tym kluczową rolę; naprawdę trzeba im dać tyle czasu, ile potrzebują.

Zrównoważony rozwój

Zrównoważony rozwój nie był na liście celów przed tym projektem, ale teraz jest ważną kwestią. Ilonka podsumowuje: „Udało nam się osiągnąć naprawdę znaczące oszczędności, pomyślmy tylko o liczbie zestawów, które mamy teraz. Jest ich mniej na półkach, a ze względu na to, że mamy większą jednolitość zestawów, możemy teraz wykorzystywać robota pakującego, który tnie dokładnie na wymiar. Zmniejszyliśmy również liczbę woreczków sterylizacyjnych o 25%. Instrumenty, które były nadal w dobrym stanie, zostały przekazane organizacjom pomocowym, a odrzucone produkty zostały przetopione i poddane recyklingowi przez B. Braun. Nic nie zostało wyrzucone”.

Wąskie gardła i wyboiste drogi

Zapytana o największe wąskie gardła w procesie, wspomina o punkcie pośrednim. „Jeśli już dokonałeś przeglądu i zoptymalizowałeś połowę zestawów, ale jeszcze nie wszystkie, to musisz trzymać te zestawy oddzielnie”. Grupa projektowa otrzymała niezbędne wskazówki od B. Braun. „Pomogli ustawić szafki i pomyśleli o minimalnych i maksymalnych poziomach zapasów. Nasz kierownik ds. instrumentów również był częścią grupy projektowej - fotografował, kodował i wprowadzał wszystko do Systemu Zarządzania Instrumentami. To inwestycja, z której nadal korzystamy każdego dnia. Wszystko zależy również od konstruktywnego podejścia i stanowczych porozumień np. z różnymi dyscyplinami”. Niektórzy chcieli, abyśmy poszli na ustępstwa, ale zawsze mówiliśmy: „Nie jesteśmy sklepem ze słodyczami”.

Na początku Ilonka musiała również przekonać swój własny zespół, ponieważ jego członkowie mieli wiele obaw. „Ludzie prosili o dodatkowe informacje z wyprzedzeniem, ale gdy już wdrożyliśmy system, nikt nie chciał powrotu. Ludzie uważają, że praca z nim jest szybsza i łatwiejsza, ponieważ zestawy sa standaryzowane i oczywiście - dzięki InOs® - bardziej przejrzyste. Częściej otrzymujemy kompletne zestawy, a brakujące elementy są łatwiejsze do znalezienia i śledzenia." Wskazówka od Ilonki: upewnij się, że ktoś z CSSD jest w twojej grupie projektowej - zapewnia to większe wsparcie.

Czynniki sukcesu

Ilonka mówi, że kluczowym czynnikiem sukcesu jest jakość komitetu sterującego i grupy projektowej. „Inwestuj w to, ponieważ taki projekt zajmuje dużo czasu. Które doświadczenia są ważne i kto ma mandat? A także: kto lubi taki proces? Skorzystaj z tego entuzjazmu, a kiedy mówisz o czynnikach sukcesu, zawsze trzymaj się harmonogramu”. Wyjaśnia kierownik projektu. „Zawsze dziel się informacjami dotyczącymi tego, gdzie jesteśmy, co już osiągnęliśmy, z czego jesteśmy dumni i czego się nauczyliśmy. Świętuj sukcesy i od tego momentu cały czas myśl, dokąd chcesz dojść. To podtrzymuje proces przy życiu i gwarantuje, że ​​wszyscy są w niego zaangażowani”. Zaleca również włączenie kogoś z dostawcy do komitetu sterującego. „To sprawdziło się u nas idealnie. Rozumiem, że B. Braun poleca teraz tę strukturę innym klientom. Dobrze jest mieć dostawcę jako pełnoprawnego partnera”.

Wskazówki na przyszłość

IIlonka zmienia pracę, ale opuszcza szpital Jeroen Bosch z poczuciem satysfakcji. „Projekt jest oficjalnie ukończony, cele zostały więcej niż osiągnięte. Jestem naprawdę dumna z całej grupy. Jednocześnie masz poczucie, że tak naprawdę projekt nigdy nie jest skończony, musisz ciągle wprowadzać innowacje. Ale dzięki umowie na pełen zakres usług możesz mieć pewność, że ​​Twoje zestawy i instrumenty są najwyższej jakości. I - co nie bez znaczenia - poczyniliśmy znaczne oszczędności kosztów. Nie mogę podać konkretnych liczb, ponieważ przeszliśmy na nowy system zamówień i struktura kosztów wygląda teraz inaczej”.

Kiedy pytamy, czy ma jakieś rady dla swojego następcy, mówi, że trzeba być czujnym na „zanieczyszczenie” zestawów. „Zanim się obejrzysz, zostaną dodane nowe klipsy lub instrumenty, to pragnienie zawsze pozostanie, ale jestem pewna, że ​​tak się nie stanie. Nowy sposób pracy jest dobrze zintegrowany z całym łańcuchem dostaw i nie wymaga zatrudnienia nowego szefa w centralnej sterylizatorni.